博奧智能檔案管理系統采用B/S模式，以“用”為中心，實(shí)現檔案管理業(yè)務(wù)流程的智能化、信息化和自動(dòng)化。系統主要由三部分組成：
1、檔案數據信息中心：提供檔案信息存儲服務(wù)；
2、綜合管理系統：提供對所有檔案進(jìn)行統一的綜合管理，提供基于網(wǎng)絡(luò )的共享服務(wù)；
3、業(yè)務(wù)流程管理系統：為各種應用提供基于業(yè)務(wù)流程的集成平臺。用戶(hù)可以利用這些平臺和接口，在這個(gè)平臺上實(shí)現業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化處理和管理。
檔案數據信息中心
檔案數據信息中心由以下主要功能組成：
1、檔案數據的存儲：提供對各類(lèi)檔案信息的數據存儲服務(wù)，包括文件夾、照片、光盤(pán)、錄像帶、錄音帶等。
2、檔案資源的檢索：提供對檔案信息的檢索功能，包括全文檢索、目錄檢索等。
3、檔案信息的管理：提供對檔案信息的統計和管理功能，包括用戶(hù)管理、機構管理和項目管理等。
4、業(yè)務(wù)流程的管理：提供對各種業(yè)務(wù)流程的控制功能，包括流程設置和流程跟蹤等。
綜合管理系統
綜合管理系統提供對所有檔案進(jìn)行統一的綜合管理，提供基于網(wǎng)絡(luò )的共享服務(wù)。在該系統中，用戶(hù)可以利用檔案數據信息中心的檔案信息，完成對所有檔案的管理工作；也可以通過(guò)本系統自己的用戶(hù)界面，實(shí)現對本單位的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化管理，提升工作效率。
綜合管理系統為用戶(hù)提供了三個(gè)主要功能模塊：檔案接收管理、檔案利用服務(wù)。
對于接收不規范的檔案，系統可以自動(dòng)提示用戶(hù)進(jìn)行修改和重新歸檔；對于檔案流轉過(guò)程中遇到問(wèn)題，系統可以提供自動(dòng)定位，幫助用戶(hù)準確地找到問(wèn)題所在并加以解決；對不需要歸檔的文件，可以提供在線(xiàn)和離線(xiàn)兩種方式進(jìn)行利用。
業(yè)務(wù)流程管理系統
通過(guò)業(yè)務(wù)流程管理系統，用戶(hù)可以快速構建各類(lèi)檔案的業(yè)務(wù)流程，并可以將其與綜合管理系統和其他應用系統進(jìn)行集成。通過(guò)業(yè)務(wù)流程管理系統，用戶(hù)可以將所需要的業(yè)務(wù)流程定義、運行、監控、維護等功能進(jìn)行自動(dòng)化處理和管理。
電子文件歸檔和電子檔案管理
在系統中可以實(shí)現對電子文件歸檔的管理，可以將電子文件按照檔案法規、制度的要求進(jìn)行歸檔，形成電子檔案，并提供可供用戶(hù)查詢(xún)、復制和打印的服務(wù)。
系統通過(guò)對檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，實(shí)現對電子文件和電子檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程控制，同時(shí)提供基于網(wǎng)絡(luò )的共享服務(wù)。
系統提供了一套完整的電子文件歸檔管理流程，并有一個(gè)完善的元數據方案，可以實(shí)現對電子文件和電子檔案進(jìn)行統一歸檔管理。
在系統中可以方便地進(jìn)行不同類(lèi)別和類(lèi)型電子文件及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的管理。系統中還提供了電子文件歸檔與電子檔案管理子系統?？梢愿鶕脩?hù)需要，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行共享服務(wù)。
系統應用效果
通過(guò)博奧智能檔案管理系統，實(shí)現了檔案的統一集中管理，各部門(mén)在利用過(guò)程中可以方便快捷地找到需要的資料，也便于各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調溝通。同時(shí)，通過(guò)系統的統計分析功能，可以對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的利用和管理。減少了檔案重復收集、重復整理、歸檔等工作，提高了工作效率和質(zhì)量，實(shí)現檔案管理工作的現代化。
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能模塊 |
子模塊 |
模塊說(shuō)明 |
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權限管理 |
權限設置 |
權限劃分可以根據公司的層級組織架構定制 |
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根據模塊設置權限 |
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權限級別 |
系統管理員 |
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人員管理 |
查看人員信息 |
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管理員查看所有借取、歸還記錄信息 |
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支持增刪改編查 |
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登陸首頁(yè) |
公告欄 |
跑馬燈顯示最近3個(gè)公告 |
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樹(shù)形結構 |
左側為樹(shù)形結構 右側為顯示頁(yè)面 |
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個(gè)人中心 |
個(gè)人消息 |
非聊天類(lèi)。只顯示系統反饋如下消息：回帖提示、上傳成功、上傳失敗、積分提示 |
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文檔管理 |
上傳文檔 |
上傳新文檔 |
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上傳文檔審核 |
具備審核權限人員可顯示需審核所有文檔列表，采用二級審核機制即：上傳人-區域審核人-總部審核人 |
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文檔信息瀏覽 |
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文檔信息下載 |
可下載至本地 |
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文檔更改 |
權限類(lèi) |
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文檔收藏 |
點(diǎn)擊收藏可在線(xiàn)收藏該文檔 |
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文檔刪除 |
權限類(lèi) |
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問(wèn)答區域 |
發(fā)帖 |
員工可在問(wèn)答區發(fā)相關(guān)技術(shù)貼-實(shí)名制 |
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回復 |
員工可在問(wèn)答區回復別人發(fā)帖-實(shí)名制 |
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積分 |
上傳積分 |
成功上傳文檔后給員工記錄上傳積分 |
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回復積分 |
回復發(fā)帖人并獲得最佳答案可記錄回復積分 |
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文檔檢索 |
結構檢索 |
樹(shù)形結構篩選 |
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文檔名檢索 |
通過(guò)模糊文檔名稱(chēng)檢索 |
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全文內容檢索 |
通過(guò)文檔內容進(jìn)行檢索 |
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組合檢索 |
通過(guò)多種模式檢索 |
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系統管理 |
權限設置 |
1.ADMIN管理員-所有權限.包括：上傳、刪除、更改、權限設置、審批、公告、報表等所有權限 |
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2.區域管理員-具備文檔上傳審核權限 |
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3員工-具備瀏覽和上傳、下載、發(fā)帖、回復權限 |
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報表 |
數據收集 |
自定義時(shí)間段查詢(xún)所有上傳、下載、瀏覽、審核、文檔數量等信息 |
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安全機制 |
瀏覽機制 |
文檔默認為線(xiàn)上瀏覽 |
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下載機制 |
每天最多只能下載20個(gè)文檔 |
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預警機制 |
員工5天內下載文檔超過(guò)規定閥值發(fā)送系統消息提醒區域管理員 |
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文檔版本管理 |
華為類(lèi)文檔 |
一類(lèi)版本號 |
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自有類(lèi)文檔 |
二類(lèi)版本號 |
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其他類(lèi)文檔 |
三類(lèi)版本號 |
