一、方案概述

檔案資料是任何一個(gè)企事業(yè)單位的知識財富和智力資源。傳統的管理方式上，檔案都是采用紙張資料保存檔案，檔案數量非常巨大，歸整復雜，人工查詢(xún)速度慢，無(wú)法產(chǎn)生應有的效益，工作效率低下，并且由于大部分檔案信息在保存期間受制于檔案保存環(huán)境及人員流動(dòng)和檔案利用者的重復調用影響，有可能造成原件的受損或破壞、檔案丟失等，無(wú)法完整、長(cháng)期的保存，為檔案的復查以及重復利用帶來(lái)極大的困難。

隨著(zhù)現代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段和工具——“RFID檔案管理系統”。該系統是專(zhuān)為各行業(yè)的企事業(yè)單位提供檔案管理的產(chǎn)品，是對現有手工管理的有效的補充，該系統能夠把信息檔案清晰而完整的保存在數據庫中，不僅省時(shí)省力，而且操作方便、安全性高。

二、 系統設計方案

2.1?解決思路:每份檔案袋都有唯一的RFID電子標簽,每個(gè)檔案在存進(jìn)倉庫的時(shí)候都會(huì )寫(xiě)入相關(guān)數據,記錄檔案的相關(guān)信息、存放位置等。在需要檔案時(shí),在系統內進(jìn)行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標簽的信息,在系統中做標注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。

2.2?RFID?技術(shù)的應用及其優(yōu)勢

RFID 標簽技術(shù)是一種非接觸式的自動(dòng)識別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號自動(dòng)識別目標對象 并獲取相關(guān)數據，識別工作無(wú)須人工干預，可遠距離、自動(dòng)批量進(jìn)行實(shí)物的信息采集,是保證實(shí)物信息準確性、完整性的基礎。技術(shù)成熟的低頻至超高頻段的?RFID 產(chǎn)品，已廣泛應用于供應鏈管理、資產(chǎn)追蹤、智能交通、智能秤重、人員門(mén)禁、集裝箱管理，以及物品防偽等多種領(lǐng)域。針對TTi 的實(shí)際應用要求，選擇?UHF超高頻的無(wú)源電子標簽及其讀寫(xiě)設備（符合?ISO18000-6B/C?標準），進(jìn)行適應性匹配選型，以滿(mǎn)足應用于特殊環(huán)境（如： 強電磁場(chǎng)、潮濕環(huán)境等）中不同材質(zhì)的實(shí)物上，保證信息的讀寫(xiě)性能。

RFID?電子標簽的特點(diǎn)：

無(wú)源遠距離讀寫(xiě)：最大可達?8?米（需要讀寫(xiě)設備和標簽配合）；

防沖撞技術(shù)：與條形碼相比，無(wú)須直線(xiàn)對準掃描，非可視識別，讀寫(xiě)速度快， 可多目標識別、運動(dòng)中識別，每秒最多同時(shí)識別?200個(gè)；

使用壽命長(cháng)（≥10年或讀寫(xiě)?10萬(wàn)次），無(wú)機械磨損、無(wú)機械故障，可在惡劣環(huán)境下使用。（工作溫度：-25?度~+70?度）；

柔性封裝，封裝多樣化：它的超薄和多種大小不一的外型，使他能封裝在紙張、塑膠制品（PVC、PET），防潮防污染，可應用于不同場(chǎng)合；

三、?RFID?實(shí)物管理系統所需設備

1、具有出入庫引導功能
? ? ?檔案管理人員能夠按照智能引導(架體自動(dòng)打開(kāi)，語(yǔ)音提示，燈光閃爍)找到所查找的檔案或檔案應放還的正確位置。

2、具有檔案盒的在位監測功能，使檔案管理人員能夠實(shí)時(shí)監控密集柜中的盒位狀態(tài)。

? ? ? 倉位感應器獲取每個(gè)倉位的存放狀態(tài)，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發(fā)光管，檔案盒對發(fā)射光線(xiàn)產(chǎn)生反射現象，接收管接收到反射光線(xiàn)后判斷出感應器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿(mǎn)倉狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。

3、實(shí)現檔案盒的智能識別功能

??? 當有檔案盒被取出或放入盒位時(shí)，實(shí)時(shí)讀取檔案盒上的標簽信息，獲取此檔案盒的相關(guān)信息。

4、自動(dòng)感應機制

? ? ? 倉位感應器獲取每個(gè)倉位的存放狀態(tài)，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發(fā)光管，檔案盒對發(fā)射光線(xiàn)產(chǎn)生反射現象，接收管接收到反射光線(xiàn)后判斷出感應器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿(mǎn)倉狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。5、錯誤提示

? ? ? 檔案位置存取錯誤提示：為了最大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取錯誤，設有檔案存取錯誤提示功能。

RFID智能化檔案管理系統應用效益：

? ? ? 依靠智能檔案管理系統極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類(lèi)別和實(shí)時(shí)位置信息，實(shí)現手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

? ? ? 借助智能檔案管理系統，通過(guò)對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

? ? ? 智能檔案管理系統的應用是RFID多項技術(shù)的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現將RFID技術(shù)在檔案館中的應用價(jià)值發(fā)揮到了最大，實(shí)現了真正意義上的“數字化檔案館”。